Tee yhteistyöstä joustavaa ja läpinäkyvää

Jos useampi henkilö selvittelee samaa ongelmaa, tiketti mahdollistaa statuksen seurannan reaaliaikaisesti. Kaikki asiaan liittyvät tiedot voidaan liittää yhdelle kortille, eikä kollegalta tarvitse tiedustella niitä erikseen. Lomailu, sairastapaukset, henkilöstömuutokset tai etätyö on myös joustavaa, sillä asiakastapaukset eivät lepää yksittäisen työntekijän harteilla.

Tehosta työskentelyä raportoinnilla

Kun jokaisesta palvelupyynnöstä tehdään tiketti, syntyy tästä raportoitavaa dataa. Kyseinen data mahdollistaa esim. SLA-lupauksien antamisen asiakkaille, mutta myös todellisen työtaakan laskemisen sekä vasteajat omille toimille.

Seuraa esimerkiksi kuinka monta tikettiä mistäkin aiheesta on syntynyt ja ratkaistu päivän aikana, miten yksittäiset työntekijät tai tiimit suoriutuvat suhteessa toisiinsa, kuinka kauan kestää yhden asian ratkaisussa ja mihin asioihin (reklamaatiot, tarjoukset, tukipyynnöt) yhteydenotot liittyvät.

Johda järkevämmin, priorisoi helpommin

Tiketit voidaan priorisoida ja ohjata helposti suoraan oikeille käsittelijöille ja niille on mahdollista asettaa eräpäivä. Näin kiireellisimmät asiat hoidetaan kärkeen, eikä asiakaslupauksista tarvitse tinkiä. Jos käsittelijä ei ole hoitanut tikettiä tiettyyn ajankohtaan mennessä, siirtyy se kaikkien nähtäville “erääntyneet”-näkymään.

Automatisoi viestintä ja paranna asiakaskokemusta

Käytä valmiita viestipohjia ja automatisoi viestintää asiakkaille, jotta he tietävät miten asian käsittely edistyy. Näin vähennät myös yhteydenottojen määrää, sillä asiakkaiden ei tarvitse erikseen tiedustella etenemisaikataulua. Automaattisiin viesteihin voi helposti lisätä linkin esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyyn tai palautteenjättölomakkeeseen.

Yhdistä tiketöinti kaikkiin kanaviin

Tiketöinnin isoin etu suhteessa sähköpostiin on se, että siihen saadaan yhdistettyä kaikki palvelupyynnöt myös muista kanavista. Tiketti voikin olla esimerkiksi puhelu, sähköposti, verkkolomake tai chat-keskustelu.

Luomalla osastoja voidaan ohjata esimerkiksi verkkolomakkeella jätetyt tarjouspyynnöt suoraan myynnille tai chat-keskustelut asiakaspalvelutiimille. Näin saadaan myös realistisempi kuva auki olevista palvelupyynnöistä. Sama asiakas on voinut lähestyä yritystä monesta kanavasta, vaikka kyseessä olisikin yksi palvelupyyntö. Yhdistämällä yhteydenotot yhdelle kortille varmistetaan, ettei useampi asiakaspalvelija käytä aikaa päällekkäiseen työhön.

Hyödynnä tiketöintiä laadunvalvonnassa ja työnohjauksessa

Tiketöinti soveltuu myös muiden tiimien ja osastojen kuin asiakaspalvelun käyttöön. Tikettiä voidaan ketjuttaa ja rikastuttaa tehtävillä. Sen käsittelyä ja seuraamista voidaan työstää eri rooleissa, jolloin sen käyttö soveltuu erinomaisesti esimerkiksi laadunvalvonta-, tilaus-, laskutus-, ja työnohjaustarpeisiin.

Huolehdi dokumentaatiosta ja vältä henkilöriskit

Kun kaikki viestinvaihto löytyy helposti yhden asiakkuuden alta, on vanhan tiedon etsiminen helppoa, vaikka yhteyshenkilöt vaihtuisivatkin puolin ja toisin. Sovitusta tai tehdystä työstä ei jää epäselvyyksiä, sillä tieto tallentuu keskitetysti tiketöintijärjestelmään.